Módulo 11 · Invita a tu equipo

Read in English: Module 11 · Invite your team.

Objetivo: dar acceso al panel a otra persona de tu despacho sin inventarle una contraseña, y saber qué ve ella y qué ves tú en cada paso. Tiempo: ~5 minutos · Necesitas: haber entrado al panel con tu propio usuario.

Cada persona entra en el panel con su propio correo y su propia contraseña, así cada acción queda atribuida a alguien. Tú no creas la cuenta de nadie ni fijas su contraseña: la invitas, y ella elige la contraseña al aceptar. Todo pasa en Seguridad → Usuarios de consola.

1. Invitar

En la tarjeta Invitar a un usuario de consola escribes el Correo de la persona y, si quieres, su nombre (el campo es opcional), y pulsas Enviar invitación.

• Si esa persona va a tomar llamadas, el correo de la invitación debe ser el mismo del asiento (Roster de asientos, Módulo 19). Es lo que liga al usuario con su asiento; sin un asiento activo con ese correo, el usuario entra a la consola pero no puede registrarse para tomar llamadas. El panel te lo recuerda tras invitar: «Para tomar llamadas, la persona necesita además un asiento con ese mismo correo, en el roster de asientos».
• La persona entra como Miembro, y el panel lo dice al invitar. Un Miembro usa la consola, pero no puede registrar destinos de transferencia, subir de plan, invitar ni dar de baja a otras personas, ni dar de baja a un administrador. Si tu cuenta aún no tiene ningún administrador activo, cualquier miembro sí puede invitar y dar de baja a otras personas, y el panel también lo avisa. Para que alguien sea Administrador de la cuenta, pídelo a tu gestor de cuenta: no se cambia desde aquí. (Es el rol en la consola; no lo confundas con la función en el piso de un asiento, Módulo 19.)
• El panel contesta Invitación enviada a esa dirección. Le llega un enlace de un solo uso, válido 72 horas.
• La persona no aparece todavía como usuario: queda en Invitaciones pendientes hasta que acepta.
• La respuesta es la misma aunque esa dirección ya tenga cuenta en otra empresa de Dialer Digital. En ese caso no le llega enlace, sino un aviso de que ya tiene cuenta, y su invitación queda en tu lista y caduca igual que cualquier otra. Tu cuenta no puede saber quién trabaja con otra, y las demás tampoco pueden saberlo de la tuya.
• Si la dirección ya es usuaria de tu cuenta, el panel te lo dice y no envía nada. Si esa persona estaba desactivada, se reactiva en la lista de usuarios; no hace falta invitarla.
• Si envías demasiadas invitaciones en poco tiempo, el panel te pide esperar unos minutos: no se envió nada.

2. Lo que ve la persona invitada

El enlace del correo abre la pantalla Configura tu cuenta. Ahí elige su Contraseña (de 12 a 128 caracteres), la repite en Confirmar contraseña y pulsa Aceptar invitación. Entrará con la dirección a la que llegó la invitación, y el panel la lleva a la pantalla de acceso para que entre por primera vez.

• Si la contraseña no se acepta, la invitación sigue siendo válida: elige otra y vuelve a intentarlo.
• El panel también rechaza las contraseñas demasiado fáciles de adivinar: las muy comunes o filtradas (como Password123456 o Summer2024!), las que repiten unos pocos caracteres y las que contienen el nombre del correo de la persona o el de tu empresa. La pantalla indica el motivo y no se gasta nada: el enlace sigue valiendo. La misma comprobación se aplica al restablecer o cambiar la contraseña. Las contraseñas que ya existen no se revisan. Una frase larga y propia es el camino fácil.
• Si el enlace ya no vale —caducó, ya se usó, o le mandaste uno más nuevo—, la pantalla le pide a la persona que te pida otra invitación.

3. Reenviar, caducar y desactivar

• En Invitaciones pendientes ves cada invitación con su fecha en Caduca y su estado, pendiente o caducada. Una caducada no es un error: pulsa Reenviar.
• Reenviar, o invitar otra vez a la misma dirección, sustituye el enlace anterior: el viejo deja de valer.
• Cuando la persona acepta, desaparece de las invitaciones y aparece en la lista de usuarios.
• Desactivar a un usuario cierra su sesión en todos los dispositivos al momento. La fila se conserva, porque los usuarios son evidencia de auditoría. Reactivar le devuelve el acceso, pero no las sesiones que se cerraron: vuelve a entrar con su contraseña. No puedes desactivar tu propio usuario, ni al único administrador activo de la cuenta.
• Qué NO cierra la baja (el panel te lo dice antes de confirmar): las claves de API que esa persona emitió siguen vivas salvo que Dialer Digital haya encendido para tu cuenta su revocación automática. Tras desactivar, el panel te dice cuántas quedan y te lleva a Seguridad → Claves de API, donde cada clave muestra Emitida por y Último uso: revócalas ahí. Si la persona tenía un asiento ligado por el correo, la baja del usuario además lo saca del piso, desaloja su teléfono SIP y apaga su login de widget (opción por defecto de la cuenta); el asiento en sí no se da de baja: sigue contando para el tope y la factura hasta que lo des de baja en el roster (Módulo 19).

Lo que esta pantalla no hace

Los roles en la consola se muestran, pero no se cambian aquí: ascender a Administrador de la cuenta lo hace Dialer Digital, no es autoservicio. SSO (SAML) y MFA se configuran en Seguridad (ver Módulo 12). Si alguien olvida su contraseña, la recupera con ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de acceso; tú no puedes fijársela.

Si tu equipo da de alta usuarios por API, el mismo flujo está en la documentación para desarrolladores, con la nota de migración para quien hoy manda una contraseña.

Lo que aprendiste

• Que al panel se entra con un usuario por persona, y que la contraseña la elige siempre la persona invitada.
• Que una invitación contesta lo mismo tenga o no cuenta esa dirección en otra empresa, y por qué.
• Cómo se reenvía una invitación caducada, y qué pasa con las sesiones al desactivar y reactivar a alguien.

Con esto terminas la ruta de la Academia.